Compras
Esta pantalla permite ingresar las facturas de compra de la empresa, con las cuales se puede generar un pago o una cuenta por pagar y un movimiento de inventarios.
Antes de realizar una factura debe tener cuenta las opciones configuradas en Archivo-Propiedades-Facturación-Predefinido
También es importante que verifique las opciones de proveedor como por ejemplo; rise
Encabezado de la Compra
La primera casilla nos indica el tipo de transacción, en la siguiente casilla debe ingresar el número de factura que le entregue su proveedor, en la próxima casilla podrá seleccionar el tipo de comprobante de la lista desplegable.
Proveedor.- Permite seleccionar el nombre del proveedor, en caso de no estar creado haga un clic sobre el botón , esto lo llevará a la pantalla de Proveedor.
Fecha.-Permite ingresar la fecha de la compra
Días de Crédito.-Podrá especificar el número de días de crédito que le otorga su proveedor.
Vence.- Permite ingresar la fecha de vencimiento.
.- En esta area aparecerán los totales, subtotales y el detalle de los impuestos generados en la factura.
DETALLE DE LA COMPRA
El detalle de la compra consta de Cantidad, Artículo, Código del Artículo, Precio, Iva y Subtotal. Para ingresar un artículo, basta con posicionar el cursor del ratón en la primera línea de factura e ingresar una cantidad, entonces automáticamente se crea una nueva línea, luego, tanto Artículo como Código muestran campos de selección para facilitar el ingreso de datos
Ficha: Notas
En esta pantalla se puede ingresar una Nota explicativa de la factura; el Vendedor se escoge de una tabla previamente ingresada en Roles de Pago, si en las propiedades de facturación está habilitada la opción Exigir Vendedor no le permitirá grabar hasta que haya ingresado un nombre en esta casilla ; el Centro de Costo y Proyecto también se definen con anterioridad en Facturación-Maestros-Centros de Costo; el Comprobante es útil en las Devoluciones pues muestra el número de factura a la que están afectando las mismas.
Ficha: Pago
Aquí se define la Forma de Pago de la factura, si es al Contado o Crédito, en Efectivo, Cheque, si lo necesita puede crear nuevas Formas de Pago, a través del botón Forma de Pago, haga un clic y aparecerá la siguiente pantalla:
Se define un nombre de forma de pago y se asigna una cuenta contable para que cada vez que se haga una factura con determinada forma de pago, afecte a determinada cuenta; el precio puede ligarse a una forma de pago, esta opción es de utilidad cuando por pagos de contado se tiene un precio rebajado y por crédito un precio normal.
Bodega.- Seleccione el número de la bodega en la que ingresaran los artículos.
Pago.- Este botón lleva a la pantalla de Cuentas por Cobrar, solo se puede realizar pagos en una factura que este a crédito, tome en cuenta que solo puede crear pagos si ha guardado previamente el registro.
Recibido.- se ingresa el valor que el Cliente entrega por la compra.
Vuelto.- aparecerá la diferencia del Recibido contra el valor de la factura.
N° cheque.- en el caso de haber recibido un cheque, ingrese el número en esta casilla, este campo es solo informativo.
Ficha: Descuento
En esta sección se ingresan los descuentos, tanto de la base del IVA 12% como del IVA 0%. Con el botón de la flecha hacia la derecha, los valores se transforman en porcentajes con respecto a la factura. El botón con la flecha hacia la izquierda hace lo contrario, transformando el porcentaje en valor.
Ficha: Entrega
Esta pantalla es útil en empresas que realizan facturas a ciertos clientes para luego hacer la entrega de la mercadería a otras personas, tal es el caso de las floristerías. Consta de fechas de entrega y revisión de mercadería, entregado indica si la mercadería que ya se facturo llegó a su destinatario y revisado indica si lo facturado ha sido inspeccionado antes de la entrega, derecho a devolución indica si hay opción a devoluciones posteriores a la compra. Todos estos criterios servirán para obtener los reportes que se necesitan, según las características de cada empresa.
Al dar clic derecho en flete se distribuye el Valor del flete en cada una de las líneas de la factura.
Ficha: Cuotas
Esta sección permite crear una tabla de amortización donde se ingresa el Número de cuotas, el tiempo entre Cada Pago, el procentaje de Interés, y cuando se Empieza a Pagar (Días de Inicio); el sistema calcula el Valor de las Cuotas, el Interés generado y el total de la Venta a Crédito; estas cuotas aparecerán como pagos pendientes en Cuentas por Pagar/Cobrar.
Ficha: Anexo Transaccional
Esta sección permite ingresar los datos requeridos por el SRI cuando se tiene un sistema de facturación con comprobantes no preimpresos, tales como Autorización de Facturas, Autorización de Imprenta, la Serie de las Facturas y la Caducidad . Además en la parte derecha se puede setear la prioridad de una factura y dos tipos de autorizaciones para el pago de la factura: Principal (que puede ser la que da la Gerencia) y Presupuestaria (la que permite el presupuesto de la empresa).
Estos datos se llenan automáticamente si ha ingresado previamente los datos en el Proveedor.
Ficha:Autorización
Esta sección permite ingresar los datos requeridos por el SRI cuando se tiene un sistema de facturación con comprobantes no preimpresos, tales como Autorización de Facturas, Autorización de Imprenta y la Serie de las Facturas. Además en la parte derecha se puede setear la prioridad de una factura y dos tipos de autorizaciones para el pago de la factura: Principal (que puede ser la que da la Gerencia) y Presupuestaria (la que permite el presupuesto de la empresa).
Ficha: Otros
En esta pestaña podrá ingresar datos adicionales.
Barra de Herramientas
Búsqueda de Registros.- Busca un registro con los criterios que se muestran, las opciones de búsqueda son variadas, una vez que haya definido la búsqueda los resultados aparecerán en forma de tabla en la misma pantalla.
Imprimir Registro 
.- Muestra la vista previa de la factura de compra y luego puedo enviarlo a imprimir. Para imprimirla directamente haga un clic derecho, tenga en cuenta que para esto debe haberlo definido en Tipo de Asiento, en caso de no haberlo hecho el sistema lo enviara a la pantalla para que lo modifique.
Nuevo 
.- Permite crear un nuevo registro, si hace un clic derecho, le permitirá copiar el registro, aparece un cuadro de diálogo, presione sí y en el siguiente cudro haga clic en Aceptar.
Este botón se convierte en el botón Guardar.
Editar
.- permite modificar una factura de compra siempre y cuando en Herramientas, Menú, Facturación, Transacciones,Compras este activado la opción Editar, tambien deberá revisar las opciones de editar solo información del día, editar solo información del día de ingreso, cambiar fecha y cambiar período, la opción cambiar numeración bloquea el tipo y el código de la compra.
Si no puede cambiar el período, verifique en Archivo-Propiedades-Facturación si la fecha del asiento está dentro del período contable.
Eliminar 
.-Permite anular el registro, al dar clic aparece un cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Sí y en la parte superior de la pantalla aparece la palabra ANULADO, tal como se muestra en la figura. En el caso de querer quitar el estado de anulado de un clic derecho sobre el botón y podrá restaurar el registro.
No pude anular la factura si tiene pagos realizados, además para anular la factura también debe anular la retención y el asiento.
Si desea eliminar el registro por completo, vuelva a hacer clic en el botón Eliminar, aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia indicando que no se puede revertir el proceso tal como lo muestra la figura. Tenga en cuenta que para poder borrar un registro primero debe estar anulado.
Deshacer
.-Si ha cometido errores, presione este botón y se borrarán. Este botón es el mismo de Editar que se convierte en Deshacer al dar clic.
Auditoría
.- Muestra un reporte en el cual aparacerán las acciones hechas por el usuario, como editar, borrar, etc.
.-Permite visualizar el saldo del artículo marcado en la factura.
.- Esta opción lo llevará directamente a la pantalla Artículo, al registro del artículo selecionado en el registro de la compra .
.- Transforma la factura de compra en una devolución de compra.
.- Imprime el Ingreso de Bodega.
.-Permite crear la retención, el clic derecho en el botón de la retención crea un asiento sólo de la retención.
.-Permite crear el asiento de la compra, aparece un cuadro de diálogo de confirmación, dé clic en sí. Para visualizar el asiento generado haga un clic derecho sobre el mismo botón.
.-Permite ingresar los datos de la guía de remisión y presenta la siguiente pantalla en donde se llenarán a mano solamente los datos del transportista, C.C. y placa del automotor.
.-Muestra el reporte del código de barras
.-Actualiza el precio de venta en base al precio de compra, más un porcentaje de utilidad.
VER TAMBIEN :
Archivo-Propiedades-Facturación-Predefinido
Archivo-Propiedades-Facturación
PREGUNTAS FRECUENTES
Al tratar de editar una compra tengo el mensaje No tiene acceso a editar informacion de fecha dd/MMM/yyyy?
En el menú Herramientas - Seguridad - Menú para el perfil del usuario que tiene el problema, deshabilitar dentro de Contabilidad - Asiento la opción Editar solo información del día.
Cómo asignar un proyecto a un asiento generado de una compra?
Escoger el proyecto en la Factura de Compra; al crear el asiento se generara en el asiento tambien
Cómo creo el asiento de la retencion unicamente ?
Ingrese a cuentas por cobrar o pagar y haga clic en el icono de retenciones, con eso se crea la retención y se descuenta el saldo de cuentas por cobrar o pagar, para crear el asiento en esta pantalla clic derecho sobre el icono de crear retención.
En la pantalla de la factura de compra o de venta se presiona clic derecho sobre el icono Amarillo de crear Retención.
Por qué al realizar una nota de crédito esto no afecta a saldos?
Las notas de débito se las debe crear a crédito, para que afecte a la factura, en la casilla comprobante se debe llenar el número de factura a la que afecta. Luego se da clic derecho en el botón Pagos de la Ficha Pago. Esto cambia la nota al contado; posteriormente
La fecha de la Nota de Crédito es posterior al período que estoy revisando.
Cómo se realiza una liquidación de compras?
Ingresar a Facturación - Compras, usar el tipo Liquidación de compras. El reporte compra hay que configurarlo para que se pueda imprimir directamente.
En el listado de cuentas por cobrar no aparece los nombres de los clientes?
En Archivo - Propiedades - Facturación, en la ficha Ver debe poner un visto en Ver lista de Clientes y Proveedores. Esta opción es usada cuando el listado de clientes o proveedores es muy grande y se demora la pantalla de ventas o compras en aparecer (también es usado en conecciones VPN lentas).
En la pantalla de retenciones hay 2 casillas % Iva Ret Bienes, y % Iva Ret Serv, cuando se trata de una retención de servicios el sistema no calcula el valor?
Las dos casillas son usadas cuando hay una retención de Bienes y de Servicios a la vez en la misma factura. Si solo hay una retención de servicios escoja el porcentaje de retención en la casilla % Iva Ret Bienes. Cuando tenga las dos retenciones de iva, cambie en la casilla subtotal el valor del bien, y digite en la casilla Subtotal Iva 1: el valor del servicio.
Puedo mostrar en la compra el último costo?
en Archivo - Propiedades - Facturación, en la ficha Precios poner un visto en
Mostrar Costo Último en compra. Con Botón de Actualización de Precios.
Con esta opción al realizar una compra se registra en el precio automáticamente
el valor de la última compra (pero puede ser modificado).
Tenga precaución de no presionar el botón de Actualización de Precios en la
compra ya que si lo hace se modificarán los precios de venta de acuerdo al
porcentaje de incremento definido en el Articulo.
Cómo impido facturar en negativo por bodega?
En Archivo - Propiedades - Facturación en la Ficha Contabilidad poner un visto e impide saldo negativo en bodega.
Tiene alerta de inventario mínimos?
Sí, en Archivo - Propiedades - Facturación en la Ficha Contabilidad poner un visto en Alerta de Saldo Mínimo
Puedo escoger la cuenta de la forma de pago en la compra?
En Archivo - Propiedades - Facturación poner un visto en Asiento por Forma de Pago en compra.
Cómo puedo pagar un valor en exceso?
En Archivo - Propiedades - Facturación - Contabilidad poner un visto en permitir Pago en Exceso.
Cómo poder pagar solo lo que se autoriza?
En Archivo - Propiedades - Facturación, en la ficha Contabilidad poner un visto en pagos requieren autorización.
Cómo puedo ver la lista desplegable de articulos?
En Archivo - Propiedades - Facturación, en la ficha Ver poner un visto en Ver lista desplegable y Cargar Artículos al Iincio.
Siempre que se crea una factura aparece el nombre de un cliente?
En Archivo - Propiedades - Facturación, en la Ficha Predefinido está un cliente en cliente predefinido, este cliente usualmente debería ser uno que se llame Consumidor Final.
Cómo puedo hacer más rápido el proceso de grabación, no importa que los saldo o el costo promedio no sean calculados automáticamente?
En Archivo - Propiedades - Facturación, en la Ficha Predefinido quitar un visto en Actualizar Saldo al Grabar y Actualiza Costo al Grabar, para el recálculo de costos vaya al menú Herramientas y seleccione la opción Actualizar Saldos.
La otra opción es agregar memoria al servidor o usar la versión 2005 de sql.
