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CONTABILIDAD PARA NO CONTADORES
 

En esta página se da una breve descripción de lo necesario, que debe conocer una persona para entender los conceptos contables y ponerlos en práctica.

Importancia

La contabilidad da información al dueño de la empresa, accionistas, entes de control estatal o a cualquier interesado sobre el estado de la empresa.

Conceptos Básicos

Activo: Es la primera agrupación de cuentas en la cual se detallada todo lo que la empresa posee, está a su vez se encuentra dividido en Corriente (que son las cuentas que se pueden transformar fácilmente en efectivo o que se consumen durante un ciclo de operaciones) y No Corriente (activos fijos).

Pasivo: Segunda agrupación de cuentas en la que se detalla las deudas que tiene la empresa con sus proveedores, personal,  bancos, etc. Está dividido en corriente (lo exigible a corto plazo) y no corriente (lo exigible a corto plazo).

Patrimonio: Tercera agrupación de cuentas en donde se detallan las acciones, excedentes y reservas de la empresa.

Ingresos: Cuarta agrupación de cuentas en donde se detallan los ingresos producidos por las ventas, inversiones, etc.

Egresos: Quinta agrupación de cuentas en donde se detallan los gastos y el costo de la venta; que se generan al momento de prestar un servicio o vender un producto.

Ecuaciones Contables

Activo = Pasivo + Patrimonio

Resultado = Ingresos - Egresos *

* Si el resultado es positivo la empresa optimizo el uso de sus recursos (humanos, tecnológicos, económicos) generando utilidad, en caso contrario los recursos se utilizaron de forma inadecuada obteniendo como resultado perdida

Partida Doble

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

Plan de Cuentas

La base de la contabilidad es el plan de cuentas, aquí se van a registros todos los movimientos que haga su empresa. Empecemos con un ejemplo de un plan de cuentas muy básico. Las cuentas que terminan en "." sirven para agrupaciones y mostrar totales, pero no tienen movimientos en los asientos. Las cuentas que no terminan en punto son las cuentas usadas en los asientos de diario.

Código Descripción
1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.01. EFECTIVO O EQUIVALENTE
1.1.01.01 Caja
1.1.01.02 Banco
1.1.02. EXIGIBLE
1.1.02.01 Cuentas por Cobrar
1.1.03. REALIZABLE
1.1.03.01 Inventario
1.1.04. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.04.01 Impuestos
1.2. NO CORRIENTE
1.2.01. ACTIVO FIJO
1.2.01.01 Edificios
1.2.01.02 Equipo de Oficina
1.2.01.03 Vehículos

Análisis del Activo

El Activo se clasifica segun la forma mas rapida de convertirse en efectivo; bajo este concepto el Activo se clasifica asi:

Activo Corriente: son aquellas cuentas de activo que se pueden convertir en efectivo en un plazo menor a doce meses; para presentacion de Balances se debe poner en orden de liquidez:

  1. Caja - Efectivo

  2. Bancos

  3. Cuentas por Cobrar

  4. Inventarios

Dentro de otros activos corrientes tenemos el caso de los impuestos pagados por ejemplo el IVA (Impuesto al  Valor Agregado) en compras. Este es un valor que es un crédito tributario.

Activo No Corriente: son aquellas cuentas de activo que no se convierten inmediatamente en efectivo o deben pasar un proceso de venta para tranformarse, y estas son:

  1. Inmuebles.

  2. Maquinarias.

  3. Equipos.

Código Descripción
2. PASIVO
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.01. OBLIGACIONES BANCARIAS
2.1.01.01 Sobregiros
2.1.02. CUENTAS POR PAGAR
2.1.02.01 Cuentas por Pagar
2.1.03. NOMINA
2.1.03.01 Sueldos
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
2.2.01. OBLIGACIONES BANCARIAS
2.2.01.01 Hipotecas Largo Plazo

Análisis del Pasivo

Los pasivos son obligaciones que posee la empresa, que al igual que los activos tienen una clasificación de acuerdo con el orden preferencia de pago. Los pasivos se clasifican en:

Pasivo Corriente: son las obligaciones que se deben cancelar en un plazo menor a un año, y estas se deben ubicarse segun su orden de exigibilidad, asi:

  1. Obligaciones con los Empleados.

  2. Obligaciones Bancarias.

  3. Cuentas por Pagar proveedores.

  4. Otras Cuentas por Pagar.

  5. Impuestos por Pagar.

Pasivo No Corriente: también se los puede llamar a largo plazo, ya que son las obligaciones adquiridas a un plazo mayor de un año.

  1. Obligaciones Bancarias.

  2. Documentos por Pagar.

Código Descripción
3. PATRIMONIO
3.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.01. CAPITAL SUSCRITO
3.1.01.01 Socio A
3.1.01.02 Socio B
3.2.01. RESERVAS
3.2.01.01 Reserva Legal
3.3.01. RESULTADOS
3.3.01.01 Resultado Ejercicio Anterior
3.3.01.02 Resultado Ejercicio Actual

Análisis del Patrimonio

Constituye la parte que la organización ha venido acumulando como propio, a través del tiempo, constituyéndose en un capital que será de utilidad en el momento que se presente alguna crisis o falta de financiamiento.

Este fondo se conforma por:

Resultados beneficios o no, habidos en un periodo determinado entre los ingresos y egresos.

Cuotas que los socios hacen efectivas.

Resultados: Constituye el resumen de los ingresos y gastos de una empresa en un periodo especifico.

Ingresos: valores generados por venta de bienes, servicios, donaciones u otros que se generen por otras acciones.

Egresos: son desembolsos que la empresa hace por los servicios que utiliza.

Ejemplo

La Empresa Éxito 2010 comienza sus actividades al 01 de enero con las siguientes aportaciones:

  1. Socio 1 $ 1,000.00.

  2. Socio 2 $    500.00.

Las cuales fueron depositadas en el banco de la empresa.

Asiento de Apertura

El asiento de diario que registra la operación sería.

Balance de Comprobación

Al generar este asiento podemos ver el resultado de la empresa en el balance de la empresa que nos da una vista de como esta la empresa, en el sistema ingresamos a Contabilidad - Reportes de contabilidad y escogemos la opción Balance de Comprobación.

Girar su primer cheque

Se necesita dinero en caja para realizar varios gastos, por lo que va a sacar $100.00 USD de su banco, para tenerlo en caja por lo que realiza un asiento como el que se muestra en la siguiente figura.

El balance de Comprobación es ahora como se muestra en la figura.

Si sacamos el balance de comprobación solo del día 2 de Enero del 2010 el resultado es el siguiente:

Esto nos permite aprender con facilidad y ver lo que esta pasando en la empresa, vemos en el balance que antes del 2 de enero del 2010 teníamos en el banco 1.500 y el aporte de los socios de 1000 y 500, el día 2 vemos que sale dinero del banco 100 y ese valor ingresa a caja por lo que los saldos finales son de 1400 en banco y 100 en caja.

En las filas Suma Total Debe y Suma Total Haber vemos que los valores de las columnas Anteriores y Saldo coinciden 1,500.00 y el debe y el haber 100 también coinciden, estos valores siempre deben ser iguales

Mayor General

Cuando necesitamos hacer el análisis de una cuenta, por ejemplo vemos en el balance 1,400.00 en la cuenta del Banco y no sabemos porque ha pasado esto necesitamos hacer un análisis individual de la cuenta con la opción de Mayor General.

Fecha

Código

Descripción

Debe

Haber

saldo

1/Ene/2010

ASI-1

Asiento de Apertura Aporte Inicial a la empresa.

1.500,00

0,00

1.500,00

2/Ene/2010

EGR-1

Juan Pérez, retiro de caja

0,00

100

1.400,00

 

 

SUMAN

1.500,00

100

 

Préstamo al Banco

El 3 de Enero el banco le concede un préstamo de 5,000.00 USD los cuales acredita a su cuenta.

Para esto ingrese a la opción Contabilidad - Asientos, escoja como tipo Ingreso e ingrese las cuentas de Préstamo Banco y Banco como se muestra en la siguiente figura:

Revise el balance con la opción Contabilidad - Reportes de Contabilidad y escoja la opción Balance de comprobación. Note la afectación de la cuenta de pasivo.

Asiento de Factura de Compra

El dinero que obtuvimos del banco lo vamos a invertir en la compra de mercadería (gafas en este ejemplo) para lo cual ingresamos el articulo como se explica en la demostración.

El asiento generado es el siguiente:

Revise el resultado en el Balance y el mayor de la cuenta Caja.

Asiento de Factura de Venta

Vea el asiento generado de acuerdo a la guía de inicio rápido.

Balance General

Muestra la situación financiera de una empresa incluye el activo pasivo y patrimonio en esta ejemplo el resultado es el siguiente.

Balance de Resultados

Muestra los ingresos obtenidos de la empresa, los gastos generados y la utilidad resultante o pérdida.

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