Cierre de Año- Latinium

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CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE DE PERIODO

Efectos del Cierre

Como actualizar el sistema

El proceso de cierre de período anual es optativo, si se desea se puede continuar trabajando varios años sin necesidad de realizar el cierre. En caso de que desee solo proteger la información del año pasado para que no sea modificada considere el bloqueo de registros mediante Contabilidad – Bloqueo de registros.
También puede definir periodos de trabajo en Archivo - Propiedades – Facturación; en la ficha predefinido en las casillas Fecha Inicial y Fecha Final. Para definir periodos contables use la pantalla Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la ficha general en las casillas Periodo Inicial y Periodo Final.
Si desea realizar el cierre del periodo siga los pasos indicados a continuación:

CIERRE DE PERIODO DE LATINIUM

Es recomendable Actualizar la versión del sistema la cual puede descargarla de www.infoelect.com.ec/descargar/ActualizaLatinium.zip.
Al empezar un nuevo año debe realizar las siguientes actividades el único usuario del sistema en el servidor:
1.-Obtener un respaldo de la información Archivo-Guardar y Archivo- Salir.
La empresa INFOELECT no se responsabiliza si no se obtiene el respaldo requerido, es exclusiva responsabilidad de la persona encargada de realizar el cierre del periodo. Debe tener la Carpeta Respaldo creada en el directorio Latinium.

2.- Crear una nueva empresa. Menú Archivo y Nuevo.

3.- Abrir la empresa nueva. Menú Archivo y Abrir.

4.- Señalar todos los archivos que desea copiar, usualmente todos, con la opción Herramientas - Copiar Archivos. En “copiar archivos de” seleccione la Empresa del año pasado y Aceptar. Si se equivoca en esto se borra los datos. No debe haber visto ni en asientos ni en agregar registros

5.- Verifique que tenga creado el artículo “SALDO INICIAL” si no lo tiene créelo desde el menú facturación - Artículos y asígnelo a un grupo de saldos iniciales (cuyo tipo sea saldo inicial) si no lo tiene créelo usando el Menú Facturación y Grupo de Artículos.

6.- Ya creado nos vamos a Herramientas — Saldos Iniciales

Presionamos el botón Saldo y Costo y el botón Saldos CxC.

7.- Use el Menú Herramientas – Saldos Iniciales

8.- En “Copiar archivos de” seleccione la empresa del año pasado, en fecha ponemos 31 de diciembre del año pasado

9.- En “Saldo Inicial de C x C” escoja el articulo SALDO INICIAL.

10.- Presione CxCobrar y Pagar y luego; Inventario y Activo Fijo si lo tiene

11.- Ingrese a la opción Herramientas – Actualizar Saldos. Presione el Botón Saldos y Costos y el botón Saldos CxC.

12.- Verifique que los Saldos coincidan use el menú facturación-reportes resúmenes-cuentas por cobrar.

13.- Verifique que el inventario coincida use el menú facturación — reportes inventario –inventario Costo.

14.- El cierre del periodo contable se lo puede realizar posteriormente, cuando esta listo verifique que las opciones de depuración del menú contabilidad - Lotes pasen sin errores. Abra la empresa del año pasado, use el menú Contabilidad - Cierre del periodo. En la empresa del periodo Actual use Herramientas Saldo Inicial y presione el botón Balance para copiar el Asiento de apertura.

Se creara la nueva cuenta de Utilidad del Ejercicio para el nuevo año creado y se asignará en el menú Archivo – Propiedades – Contabilidad en el campo “Cuenta de Utilidad”.

Para los terminales Latinium

Para establecer la conexion con la nueva empresa, debemos definirlo accediendo al Menu Archivo-Propiedades-Empresa, aparecera la siguiente pantalla:

Empresa.- Ingrese el nombre de la nueva empresa

Servidor.- Especifique la instancia del servidor, lo puede hacer por nombre o por ip, En el caso de ser por nombre debe ingresar el nombre de la maquina\instancia del SQL (como aparece en el ejemplo), y por ip (ip del servidor\instancia del sql), por ejemplo :192.168.0.10\sqlexpress

Reportes.- Copie la misma ruta que aparece en la otra empresa.

Facturación.- Especifique el nombre de la base de datos.

Principal.- Haga clic en la casilla principal, para indicar cual es la empresa que debe cargar por defecto.

Para los Puntos de Venta

Debe modificar el archivo Usuario, el cual se encuentra en la siguiente ruta: C:\BlasarPos.

Para modificarlo vaya a la ruta indicada anteriormente, haga clic derecho sobre el archivo Usuario.xml, seleccione del menú contextual la opción Abrir con... Bloc de Notas.

La empresa predefinida es la que está primera que aparece en el archivo usuario, al igual que el usuario.

Predefinir el Usuario.- entre las etiquetas <Nombre> </Nombre> debe ingresar el nombre del usuario que desee que aparezca primero, los usuarios que cree adicional a este aparacerán en la lista desplegable de la pantalla Abrir Empresa.

Colocar foto.- Entre las etiquetas <Foto> </Foto> ingrese la ruta en la que se encuentra la imagen que desea que aparezca, escriba el nombre del archivo de la imagen con la extensión, tal como se muestra en la figura anterior.

Predefinir empresa.- Ubicarse en la palabra Empresa, entre las etiquetas <Nombre> </Nombre> ingrese el nombre de la empresa. En la siguiente linea, entre las etiquetas <BaseDatos> </BaseDatos> digite el nombre de la nueva de la empresa. En la proxima linea, entre las etiquetas <Servidor> </Servidor> digite el nombre del servidor con la instancia (FLOR-PC\SQLSERVER2008R2).