Es muy comun que las empresas utilicen un plan de cuentas en el tenga una cuenta por cada centro de costo para poder obtener informes de cuanto han gastado por cada uno de ellos como en el ejemplo que vemos a continuación:
502.03.01.02 Alicuotas 502.03.01.02.01 Alicuota Quito 502.03.01.02.02 Alicuota Cuenca 502.03.01.02.03 Alicuota Guayaquil 502.03.01.02.04 Alicuota Loja 502.03.01.02.05 Alicuota Portoviejo 502.03.02 Agua, Energía, Luz, Telecomunicaciones 502.03.02.01 Luz Electrica 502.03.02.01.01 Luz Electrica Quito 502.03.02.01.02 Luz Electrica Cuenca 502.03.02.01.03 Luz Electrica Guayaquil 502.03.02.01.04 Luz Electrica Loja 502.03.02.01.05 Luz Electrica Portoviejo 502.03.02.02 Agua Potable 502.03.02.02.01 Agua Potable Quito 502.03.02.02.01 Agua Potable Cuenca 502.03.02.02.01 Agua Potable Guayaquil 502.03.02.02.01 Agua Potable Loja 502.03.02.02.01 Agua Potable Portoviejo 502.03.02.03 Teléfono 502.03.02.03.01 Teléfono Quito 502.03.02.03.02 Teléfono Cuenca 502.03.02.03.03 Teléfono Guayaquil 502.03.02.03.04 Teléfono Loja 502.03.02.03.05 Teléfono Portoviejo
En el sistema contable Latinium el proceso es diferente ya que se maneja por centros de costos por líneas en compra y asientos haciendo la distribución de acuerdo al porcentaje requerido , por eso requerimos el Plan de Cuentas de la siguiente manera.
5.02. Gastos 5.02.01 Gastos Básicos 5.02.01.01 Agua 5.02.01.02 Luz 5.02.01.03 Teléfono 5.02.01.04 Internet 5.02.01.05 Arriendo 5.02.01.06 Alicuotas
Crearemos una factura de compra previo a esto necesitamos crear el artículo, la creación del artículo se la realiza mediante el menú Facturación – Artículo o la tecla funcional F4 dar clic en el botón Nuevo ingresamos el código, descripción y grupo de artículo ,en el grupo de artículo asignamos la cuenta contable los demás campos no son mandatorios, dar clic en el botón Guardar.
Para la creación de los centros de costos debe ingresar al menú Facturación – Centros de Costos una vez mas debe dar clic en Nuevo llenar los campos correspondientes (Nombre, código, lugar, responsable) y guardar el registro. Los proyectos pueden ser creados desde la misma pantalla dando clic sobre el botón Proyecto en la última línea los datos del proyecto y dar clic en Aceptar
Para activar la columna de Centro de Costos se debe ir al menú Archivo – Propiedades – Facturación en la pestaña Numeración activando la casilla Centros de Costo por Línea y Proyecto por Línea
Ahora sí ingresamos la factura en el menú Facturación – Compras dar clic en Nuevo e ingresar los datos de la factura por último dar clic en Guardar cuando ya esta guardada la factura para realizar la distribución porcentual dar clic derecho sobre el botón Transformar en la siguiente pantalla se ingresará el porcentaje correspondiente a cada centro de costo y/o proyecto luego de clic en Aceptar al regresar a la pantalla de compra podrá observar que la compra se encuentra desglosada en líneas cada una correspondiente a un centro de costo y/o proyecto
Con este proceso el asiento tendrá la misma distribución porcentual, para ver el asiento dar clic derecho sobre el botón A
Para ver esta distribución en los reportes de contabilidad se debe activar en Archivo – Propiedades – Contabilidad en la pestaña General activar las siguientes opciones:
Centro de Costo por líneaProyecto por líneaBalance por Centro de CostoBalance por Proyecto
Una vez activado se pueden visualizar desde el menú Contabilidad – Reportes de Contabilidad se aplican los filtros necesarios dar clic en Aceptar