Cliente-Proveedor

Para acceder a esta opción vaya al menú Facturación – Cliente o Facturación – Proveedores.

Al seleccionar la opción a través del menú se presentará la siguiente pantalla, según sea el caso Cliente o Proveedor. Note que la estructura de la interfaz es la misma para ambos casos. Además está conformada por la barra de herramientas.

Si aprende las funciones de la pantalla Cliente por ejemplo, podrá registrar proveedores, ya que la estructura gráfica es idéntica.

Para el ejemplo ingresaremos la información de los siguientes “Proveedores”.

ProveedorTeléfonoRuc/CédulaTipo RucDirecciónContactoTipoReloj Japonés23456781701234567001RUC10 de Agosto 1934Galo CarriónProveedorJorge Zabala23450691756784336CÉDULA6 de Diciembre 1987Jorge ZapataCliente

Ingrese a la ruta a través del menú anteriormente descrito, y escoja la opción Proveedores. Para registrar, primero de clic sobre el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior, en la barra de herramientas. Con los datos proporcionados, ingrese en la casilla Nombre, Reloj Japonés, a continuación en la casilla Teléfono.

Es importante el ingreso del documento de identificación, note que en la casilla RUC/Ced, al dar clic sobre la Flecha se desplegará el tipo de documento que contiene, para este ejemplo es tipo Compra Ruc. Al guardar el sistema validará la cantidad de dígitos y para el caso de la cédula el último digito verificador.

Note que del lado derecho se encuentra un botón  que permite verificar el correcto ingreso de la información a la casilla Ruc/Ced, si pasa el filtro le mostrará este mensaje: Ruc Correcto

Si la información ingresada no cumple con los requisitos el sistema enviará alertas, y no podrá guardar.

El Proveedor que tenga como documento de identificación Cédula, solo podrá emitir Liquidaciones de Compra.

En la casilla “contacto” digite la información que corresponde, para finalizar de clic sobre el ícono Guardar.

Siga los mismos pasos para el ingreso del Cliente.

La pantalla de Cliente/Proveedor, está conformada de varias pestañas:

  • Básico
  • Complemento
  • Contactos
  • Referencias
  • Análisis de Cartera
  • Análisis de Ítems
  • Destinatarios

Pestaña Básico

Hemos visto a través del ejemplo algunas opciones de la “Pestaña Básico”. Cabe mencionar que también tenemos otros campos informativos, que si bien es cierto no son de obligatoriedad, pueden servir para ciertos casos.

En la casilla País y Ciudad, se puede seleccionar dando clic sobre la flecha , en ese momento se desplegará un listado donde podrá seleccionar. En el caso de que necesite adicionar información adicional de Ciudad, puede hacerlo dando click sobre el botón  , en ese momento les mostrará una pantalla, digite directamente en las filas los datos y de clic en el botón Aceptar para guardar la información.

Si desea clasificar a sus Clientes o Proveedores por sector, lo puede hacer seleccionando directamente en el listado el que corresponda. Si desea ingresar información adicional debe dar clic sobre … donde podrá registrarla.

Puede darse el caso que tenga algún Proveedor, que además es Cliente para ustedes, en ese caso habilite la opción mediante un click Proveedor y Cliente, de esa manera el mismo aparecerá en el listado de Cliente sin haberlo registrado desde la pantalla Cliente.

Si es algún prospecto, puede habilitar la opción Prospecto.

También puede relacionar el Precio, con el que trabajará, esto afectará directamente a la facturación si tiene activado en las Propiedades de Facturación – Precio por Cliente. Para seleccionarlo, de clic sobre la flecha y le mostrará el listado donde podrá escoger el que desee. Si desea cambiar el nombre de la lista de clic sobre  ,y podrá editar los datos, finalice presionando el botón Aceptar.

Si desea clasificar el medio por el que los contactó o contactaron, la opción que ofrece la casilla publicidad será de mucha ayuda, solo debe escoger del listado.

Si desea agregar nuevos tipos, de clic sobre  , e ingrese los datos.

Si desea establecer adicionalmente una numeración lo puede hacer en la casilla Código, la secuencia puede ser automático o manual depende de las configuraciones que se hayan establecido en Archivo – Propiedades de Facturación – Numeración.

Si de acuerdo a su estructura contable maneja una cuenta independiente por cada Proveedor o Cliente, puede utilizar la casilla grupo. Desde aquí puede realizar la asignación contable, y luego seleccionar el grupo del listado. Para agregar nuevos grupos debe dar click sobre el botón de los 3 puntos

Note que en la parte inferior de la pantalla de Grupos de Clientes, encontrará 4 botones. Al dar clic sobre el botón Aceptar, guardará los datos, si desea revertir una asignación de click sobre el que dice No Asignar, si no desea registrar los datos, de clic sobre el botón Cancelar. Los demás campos se consideran de carácter informativo.

Pestaña Complemento

En la pestaña Complemento puede definir los datos de Autorización, Serie , Fecha de Caducidad y Rango Inicial y Final, esto servirá para que al momento de Facturar tengan precargados esa información de esta manera evitará el doble trabajo al generar el ATS, ingrese la información en las casillas correspondientes, luego de click sobre el ícono Guardar.

Al ingresar a la Pantalla Compra, note que en la parte inferior, en la Ficha Autorización, se encuentra cargada la información ingresada desde Proveedor, para este caso. El mismo proceso se puede ejecutar para el caso de Clientes. A medida que el tiempo pase deberá actualizar la información desde esta opción.

Puede predefinir el porcentaje de retención del IVA, y el crédito tributario seleccionando directamente del listado que muestra.

Esto facilitará el cálculo de la retención ya que los valores aparecerán precargados, al igual que el crédito tributario en la ficha AT de las pantallas de Facturación.

También puede darse el caso de que sean Contribuyentes Especiales, para eso deben activar la casilla Contribuyente Especial.

Si marca Rise, puede activar la casilla Rise.

Se puede predefinir la forma de pago desde el Cliente o Proveedor, tenga en cuenta que para el funcionamiento de esta opción debe tener desactivado Ventas a Crédito de Propiedades de Facturación, si es que así lo tiene. Para activarlo de clic directamente sobre la forma de Facturación que aplicará.

Al momento de facturar, automáticamente tomará los datos que previamente registró. Esto lo comprobará ingresando en la pestaña Pago.

También podemos definir los días, valor de crédito y tipos de descuento a aplicar. Para el funcionamiento de esta opción debe estar habilitado Copiar vendedor y descuento de datos del cliente en propiedades de facturación

Se puede definir en el Cliente la forma de Pago, para que estos datos salgan precargados al momento de Facturar, para hacerlo debe dar clic sobre la flecha, en ese momento le mostrará un listado donde seleccionará mediante un clic la forma de pago que aplique.

Puede definir también el Cobrador desde el listado que se muestra dando clic sobre la flecha.

Pestaña Contactos

Puede registrar un informativo de datos de contacto para el Cliente o Proveedor. Si está recién creando el registro puede digitar directamente la información caso contrario coloque al registro en modo de edición presionando el ícono Editar.

Pestaña Referencia

En la pestaña Referencias puede ingresar la información de cónyuge o representante que posea el Cliente o Proveedor. Digite en las casillas directamente de ser necesario, si está recién creando el registro, caso contrario coloque el registro en modo de edición presionando el ícono Editar.

Pestaña Análisis de Cartera

En esta pestaña puede realizar un análisis detallado del estado de cuenta del Cliente o Proveedor. Por ejemplo, en el caso del Proveedor si damos clic sobre Listado de Pendiente , podemos visualizar las facturas que están pendientes de Pago.

También puede agrupar el registro, para ello arrastre con el puntero del mouse, el encabezado de columna a la parte superior, note la presentación. Si desea restaurar la apariencia gráfica arrastre con el puntero del mouse nuevamente al lugar donde pertenece.

Si desea ver el totalizado de su cartera vencida (Cliente) o cuenta por pagar (Proveedor), de clic sobre el botón Totales.

Si desea visualizar el mayor del Estado de Cuenta, de clic sobre el botón Mayor.

Para ir directamente a una factura, selecciónela mediante un clic en el detalle de la Pantalla, luego presione el botón Factura. El registro debe estar en modo de edición, esta opción solo puede ser usada si está utilizando el botón Listado de Pendiente.

Si desea exportar a Excel, de clic sobre el botón del mismo nombre.

Pestaña Análisis de Ítem

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