Facturación Básica

Al finalizar esta sección el cliente estará en capacidad de crear:

  • Artículos
  • Clientes y Proveedores 
  • Compras 
  • Ventas 
  • Orden de Compra
  • Cotización
  • Ingresos de Bodega 
  • Egresos de Bodega 
  • Activos Fijos
  • Cuentas por Cobrar  y Pagar 
  • Centros de Costo
  • Proyectos
  • Grupos de Artículos
  • Códigos del Sri
  • IRRetenciones del IVA 

Antes de empezar con el tema de Facturación, es necesario el ingreso de ciertos parámetros que nos permitirán posteriormente Facturar, tales como Saldo inicial de inventario, Artículos, Grupos de Artículos, Clientes, Proveedores. También es necesario establecer la configuración de las Propiedades del módulo.

Propiedades de Facturación

Para acceder vaya al menú Archivo – Propiedades – Facturación. Note que posee las siguientes pestañas:

  • Contabilidad
  • Ver
  • Numeración
  • Predefinido
  • Precios
  • Personalizado.

En la pestaña Contabilidad, se manejan tres tipos de configuraciones: Asientos, Inventario y Pagos. En la sección Asientos, podemos definir la forma de contabilización o habilitar las notas que deseamos aparezca en la pantalla Asiento.

Si activa las casillas de nota o número eso se verá reflejado en la pantalla de Asiento. Para activarlas de un clic sobre la casilla.

Las demás opciones definen la forma de contabilización de las Facturas.

Si tiene activada la opción Asiento de costo manual al generar venta, el asiento debe generarlo manualmente y no aparecerá desglosado en el Asiento de Compra o Venta.

En la sección Inventario, definimos Alerta de saldo mínimoImpide saldos negativos, etc.

En la pestaña Ver, podemos configurar la visibilidad de ciertos campos en las pantallas que conforman el módulo de Facturación. Están divididos en dos secciones: grillas y Principal. La sección grillas se refiere al detalle del documento, mientras que principal se refiere a la cabecera, y sección de totales del documento.

Por ejemplo si deseamos ver en la grilla debe habilitar la opción Descuento en porcentaje, luego abrirá nuevamente la pantalla de Facturación, note que ya se encuentra el campo adicionado.

Si se desactiva la casilla Lista Clientes y Proveedores, la apariencia de selección del Cliente o Proveedor cambia, ya que anteriormente aparecía un listado del cual podíamos seleccionar o digitar el nombre para una búsqueda más específica.

Pero al desactivarlo, la forma de búsqueda cambia. Ahora debe digitar en la casilla en blanco el nombre del Cliente o Proveedor, luego de clic sobre el botón Búsqueda . Si desea que aparezca un listado de coincidencia más extensa, de clic sobre las flechas.

El mismo funcionamiento aplica para Lista de Artículos, al desactivarla. Puede ser que al momento de desactivar las casillas mencionadas tanto la casilla proveedor como de artículo salen en blanco, para corregir de clic sobre el botón  , e ingrese nuevamente.

Si tiene activada la propiedad Ver Nombre de Bodega debe definir también desde Herramientas – Seguridad – Nombre de Bodega, el número y nombre de la misma, caso contrario a pesar de tener activado le mostrará un mensaje de advertencia al ingresar a las pantallas de Facturación.

Si tiene activada la opción Ver Unidades, se desactivará la columna Cantidad en los documentos transaccionales. Ahora deberá ingresar el número por medio de la columna Unidades.

Si tiene activada la opción Ver Número de Referencia, en los documentos transaccionales, si presiona F3 podrá seleccionar la serie del Artículo. Para el caso de la opción “Ver Código de Referencia” y presiona la tecla F3 le mostrará el lote al que pertenece el Artículo.

En la pestaña Numeración, podemos definir la secuencia de los documentos. El Sistema maneja tres tipos de numeración: automática, manual y por estaciones.

Defina la numeración, codificación y si es automático o no por cada tipo de documento que posea el Sistema.

Si el número de documento va a ingresarlo manualmente no necesita ingresar código, ni activar casilla automático.

Si es por Estaciones, presione el botón Numeración por Estaciones, el mismo que llevará al usuario a la pantalla donde deberá ingresar el Nombre de Máquina (Windows), si es automático, documento, bodega, etc.

Para visualizar el nombre de máquina de Windows vaya a Panel de Control opción Sistema o de clic derecho sobre Mi PC o Equipo.

El Usuario puede reversar la numeración, cambiar la secuencia o código tanto de la numeración normal como la que es por estaciones.

En la pestaña Predefinido está conformada por dos secciones: Predefinidos y Verificaciones.

En la sección Predefinidos, se puede determinar los valores para IVA o ICE, predefinir cliente más usual, número de líneas, Tipo de documento en Venta, etc.

Para el caso del Cliente Predefinido, está propiedad tendrá aplicación sólo en las Pantallas de Venta y Cotización.

Es importante definir el período de facturación, ya que si se encuentra una fecha superior o inferior a la del registro no permite guardar.

Por ejemplo si desea predefinir el número de líneas en el detalle del documento debe seleccionar con las flechas o digitar directamente en la casilla. Al abrir la pantalla ya estará determinado ese número, de esa manera se controla que solo esté en la Factura la cantidad de líneas que quepan en el documento.

Si desea parametrizar los valores de IVA o ICE, los puede hacer ingresando directamente en las casillas.

Si desea definir las Ventas o Compras a crédito active la casilla Ventas a crédito mediante un clic, esto no quiere decir que si desean poner algún documento de contado no lo puedan hacer. Esta propiedad afectará a todas las pantallas transaccionales.

Si desea predefinir un documento, lo puede hacer activando la casilla que a la que hace referencia. Al momento de abrir la pantalla de Venta, aparecerá definido el documento. Si desea seleccionar otro, puede hacerlo.

Si desea copiar información de descuento y Vendedor que provenga de la Pantalla Cliente. Esta opción funcionará siempre que en la pantalla Cliente o Proveedor , pestaña Complemento tengan la información ingresada.

En la sección Verificaciones encontrará una serie de validaciones en el Sistema.

Por ejemplo si desea que se actualice los saldos y costos al grabar el documento debe activar las casillas de las opciones mencionadas.

Con la opción Ingreso Obligatorio de Ruc el Sistema validará que el campo RUC esté ingresado tanto desde el Cliente como Proveedor.

Si tiene activa la opción Exigir Autorizaciones de SRI , el Sistema exige que se ingrese en la pestaña Autorización de Compra la o Venta , los campos Autorización de Factura, Serie y Fecha de caducidad.

En la pestaña Decimales , puede definir en las casillas la cantidad de decimales con las que desea trabajar. Recuerde que para redondear se tomará siempre en cuenta dos decimales.

En la pestaña Precios, en la sección Precios se puede determinar el tipo de precios que va a manejar el Sistema, seleccione el que vaya a manejar.

Para el caso de male
“Precio por Cliente”, se establece la lista de precios que usará desde la pantalla Cliente directamente.

En la sección Actualización Precio de Venta, usted podrá escoger cualquiera de los dos tipos: por actualización a través del botón o al grabar Compra. Si selecciona la opción Con botón de Actualización de Precios, le mostrará el siguiente ícono Actualizar Precios en la Compra y tendrán que realizarlo manualmente.

Si activa Mostrar costo último en compra, podrá ver que al crear una Compra aparecerá el último costo que ingresó.

Puede habilitar para que dentro del precio del Artículo se desglose del valor del IVA, o permitir la modificación del mismo en la Venta, etc.

Puede limitar el descuento con la siguiente opción, en la casilla debe ingresar el límite permitido.

En la pestaña Personalizado encontrará opciones adicionales por concepto de desarrollos que se han agregado al Sistema. Dependiendo de su necesidad podrá activarlas.

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