Módulo Contabilidad

¿Qué restricciones tiene el código del Plan de Cuentas?

La longitud total del código no puede tener más de 25 caracteres, las cuentas de grupo tienen que terminar con un punto (.), el numero de niveles está limitado por la longitud total del código. Son códigos validos 1.0001.1 o 100.001.0000001 o 1.1.1.1.01.

¿Puedo visualizar el plan de Cuentas en formas de tabla?

Si, en la pantalla del Plan de Cuentas presione el ícono Forma Tabla mostrar en forma de tabla.

¿Cómo creo cuentas de presupuesto?

En el plan de cuentas en la casilla presupuesto coloco el código presupuestario, si no existe código presupuestario puede ingresarlo 

¿Cómo obtengo la cuenta de resultados en los balances?

Ingrese al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la ficha General en la casilla Cuenta de Utilidad escoja la cuenta de Utilidad del Ejercicio del listado. 

¿Puedo registrar la fecha de varios comprobantes en un solo asiento?

En Archivo – Propiedades – Contabilidaddebe poner un visto en Ver Fecha de comprobante, con esto cada línea del Asiento tiene una columna para la Fecha, para realizar la conciliación bancaria activar en Archivo – Propiedades – Contabilidad, en predeterminados poner un visto en Estado de cuenta por fecha de línea de Asiento. Las fechas se escogerán de las filas NO del global del asiento

¿Qué tipo de asientos puedo crear?

Asientos de DiarioComprobantes de IngresoComprobantes de EgresoNotas de CréditoNotas de DebitoNotas de Transferencia.

¿Cómo modifico los comprobantes para adaptarlos al formato de mi empresa?

¿Puedo empezar a trabajar sin tener el Balance Inicial?

Sí, pero es recomendable que cree un asiento con la descripción “Asiento Inicial”, en el cual posteriormente se ingresará el balance inicial. Cuando lo ingresen todos los mayores y balances se actualizarán automáticamente.

¿Cómo cambio la numeración de comprobantes?

Ingrese al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad, opción Numeración.

¿Deseo crear la numeración de los comprobantes de manera manual como puedo realizar esto?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades -Contabilidad, opción Numeración, en la casilla “Automático” debe estar sin visto en el comprobante que desee. 

¿Cómo veo reportes filtrados por fechas?

En la pantalla de Reportes de Contabilidad, hay la opción desde y hasta, marque la Fecha desde la cual desea ver el Reporte y en la casilla Hasta la Fecha final que desea.

Tengo varias cuentas bancarias con las que realizo las compras ¿Cómo Asigno la Cuenta Caja o Bancos en Compras?

Asígnela a la que mas usa, ya que esta puede ser modificada cuando el asiento se ha creado; también es posible dejarla en blanco.

¿Cómo cambio el nombre del beneficiario cuando el cheque sale a un nombre distinto del de la empresa?

En la Factura – Ficha Entrega, en la casilla recibe se debe poner el nombre del beneficiario. Luego vaya al menú Facturación – Lotes, opción Cuentas por Pagar y aplique el Filtro por Receptor. 

¿Cómo puedo impedir realizar modificaciones en asientos que ya he corregido?

Puede utilizar la herramientas “Bloquear Asientos”, que se encuentra dentro del menú Contabilidad, digite la Fecha hasta la cual desea impedir modificaciones y presione el botón Aceptar.

¿Cómo asignar un Proyecto a un Asiento generado de una Compra?

Debe seleccionar en la Factura de Compra, el proyecto, luego al contabilizar automáticamente se pasa el Proyecto al Asiento.

¿Puedo modificar Códigos de cuentas del Plan de cuentas cuando ya existen movimientos?

No es aconsejable hacerlo, si lo hace es bajo responsabilidad del Usuario. Debe ir a Herramientas – Seguridad – Menú, ubíquese al grupo al que pertenece, Subgrupo Contabilidad – Plan de Cuentas, debe activar la opción “Editar Códigos con Movimientos – NO USAR”.

¿Qué efectos produce el modificar el Código o Descripción de una Cuenta que posee movimientos Contables?

Puede provocar varios efectos:
Si a una Cuenta de movimiento se la hace de Grupo, desaparecen en la pantalla de asientos las líneas correspondientes a estas cuentas.Si se borra una cuenta desaparecen las líneas de los asientos relacionados con esta cuenta.Si se cambia el código de la cuenta cambian todos los asientos de la cuenta anterior a la nueva cuenta.Si se cambia la descripción de la cuenta cambian todos los asientos de la descripción anterior a la nueva descripción.

¿En que afecta el cierre de año?

El cierre de período cubre el paso del Balance de Apertura. La creación del nuevo año para el trabajo en la nueva empresa. Los Saldos Iniciales de cuentas por cobrar y pagar. Listados de Artículos, Clientes, Personal, Propiedades etc. Cuando se hace el cierre de período, no se puede modificar asientos ni facturas o pagos, en la empresa del año anterior porque estos cambios no serán reflejados en la empresa del presente año. En caso de ser necesario se debe corregir en la empresa del año pasado y en la actual.

¿En el reporte de mayor veo un saldo anterior al inicio del período?

En el período de tiempo, seleccione una Fecha de mucho antes en la casilla “Fecha Desde”, póngale “01/01/1900” y verifique si existen registros de años anteriores, si es correcta la Fecha del Asiento, de no ser así debe corregirlo.

¿Cómo cuadrar Cuentas por Cobrar, con los mayores?

Debe obtener el Mayor Contable de la cuenta por cobrar del período. Comparar este saldo con el Reporte Facturación a través del menú Facturación -Reportes Resúmenes, selecciona el Tipo de Reporte “Saldo de Cuenta”, en toda transacción “Venta”, deje activa las demás casillas y escoja el período que desea comparar. Si existe alguna diferencia en el período verifique que se haya contabilizado todos los abonos recibidos y que esté ingresada toda la información de Facturación.

¿Cuáles son las causas para que no cuadre el Mayor de una Cuenta por Cobrar con el saldo de las cuentas?

Una factura se editó y se modificó su Forma de pago de contado a crédito o viceversa o se altero el valor y no se generó nuevamente el Asiento.

¿Cómo configurar las cuentas para que 5. sea egreso y 6. sea gasto?

En Archivo – Propiedades – Contabilidad en la pestaña General, poner en la casilla “Egreso” los valores 5, 6 .

¿Cómo crear una cuenta de nivel superior en el Plan de Cuentas ejemplo 6. Gastos?

Debe ir al menú Contabilidad – Plan de Cuentas, de un click sobre el ícono Nuevo, al crear finalice con Punto al final en la casilla de “Código”, luego ingrese la “Descripción”, presione el ícono Guardar de esa manera el Sistema la determinará como Cuenta Grupal. No debe olvidar dar click sobre el ícono Arbol, para que reorganice el Plan.

¿Cómo puedo hacer que los usuarios registren fechas solo de un período definido?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la pestaña General en las casillas “Período Inicial” y “Período Final” debe ingresar el período en el que va a trabajar. Los asientos automáticos no tienen esa restricción y pueden ser creados en Fechas diferentes.

¿Puedo configurar los Proyectos y los Subproyectos para que se definan en cada una de las líneas de los Asientos y no globalmente?

Debe ir al menú Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la Pestaña General debe activar las casillas “Centro de Costo por línea” y “Proyecto por línea”.

¿Dónde defino las configuraciones iniciales de códigos y números para contabilidad?

Desde Archivo – Propiedades – Contabilidad, en la Pestaña Numeración.

¿Por qué en la pantalla de Reportes de Contabilidad aparece en Fecha inicial o Fecha Final fechas extrañas?

Al ingresar a la pantalla de Reportes de Contabilidad se carga en Fecha inicial la mínima Fecha que existe en los Asientos ingresados, En fecha final la Fecha máxima.

¿Cómo cambiar los porcentajes de Retención?

Debe ir al menú Facturación – Artículos, ubíquese en la casilla “S.R.I.”, de un click sobre el botón Lupa, lo llevará al Maestro donde puede modificar los porcentajes.

¿Qué hago cuando no sale la cuenta de retención al crear el Asiento?

Debe ir a Contabilidad – Asignación de Cuenta, en la Pestaña Retenciones de un clic sobre el botón Retención en la Fuente – Retención en Iva y realice la asignación de las cuentas.

¿Cómo asignar un proyecto a un asiento generado de una compra?

Escoger el proyecto en la Factura de Compra; al crear el asiento se generará en el asiento también o en el asiento lo podemos Editar.

Puede hacer cierre de periodos mensuales

No Solo ANUALMENTE. Pero se puede hacer bloqueos de registros a cualquier fecha. Para evitar que se registren nuevos asientos en el periodo bloqueado, en archivo Propiedades Contabilidad Ingresar el Periodo Inicial y Final posterior al Bloqueado. En La seguridad debe estar desactivado cambiar periodo dentro de Contabilidad – Asientos.

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